Tarjoajien soveltuvuusvaatimukset

Terveen kilpailuasetelman luomiseksi kannattaa tilaajan pohtia tarkkaan, millaisia soveltuvuusvaatimuksia tarjoajille asetetaan.  

Referenssien tavoite on varmistaa tarjoajan kyky hallita ja olla mukana isoissa hankkeissa, mutta liian kovat vaatimukset sulkevat tarjoajia kilpailun ulkopuolelle. 

Markkinakartoitus ts. markkinavuoropuhelu on todettu hyväksi työkaluksi myös referenssien, liikevaihtovaatimusten ym. kartoittamiseksi. Markkinavuoropuhelun kautta saatujen näkemysten perusteella on tilaajan helppoa asettaa rima oikealle tasolle omien tavoitteidensa mukaisesti kuitenkin mahdollistaen terveen kilpailuasetelman syntymisen.  

Muiden julkisten rakennuttajien kilpailutusmateriaaleihin tutustuminen on suositeltavaa. Kun tilaajat asettavat tarjoajille mahdollisimman samanlaiset vaatimukset kaupungista tai kunnasta riippumatta, he tekevät tarjoamisesta vähemmän työlästä, vievät tarjoajilta vähemmän aikaa ja siten laskevat myös yksittäisten hankkeiden hintaa, kun tarjoajien työmäärä yksittäistä tarjousta laatiessa vähenee huomattavasti.  

Referenssivaatimuksia asetettaessa on hyvä tutustua olemassa olevaan puurakennuskantaan, jotta referenssivaatimuksista tulee realistisia. Referenssejä mietittäessä on hyvä huomioida myös, että ’puurakennukset’ ovat usein ’hybridirakennuksia’. Referenssit liitoksista muiden materiaalien kanssa ovat tärkeitä. Näin ollen tarjoajien kokemus esimerkiksi tietyntyyppisistä betonirakennuksista voidaan ottaa huomioon, kun kokemusta jonkin tyyppisestä puurakentamisesta löytyy.  

Liikevaihtovaatimus ei välttämättä ole luotettavin tapa saada tietoa yrityksen kelvollisuudesta, koska liikevaihtoa pystyy manipuloimaan ja se kasvaa muiden yritysten kauttalaskutuksesta. Kasvuprosentti ja ’tase’ kertovat enemmän yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Yksittäisen yrityksen liikevaihtovaatimuksen sijaan voidaan konsortiossa huomioida koko konsortion yhteenlaskettu liikevaihto, jolloin myös pienemmillä yrityksillä on mahdollisuus saada jalansijaa markkinoilla. Hankintayksikkö voi edistää tätä kuvaamalla tarjouspyynnössä selkeästi, että konsortioiden ja työyhteenliittymien eli ryhmittymän jäsenten liikevaihto lasketaan yhteen. 

Tarjoajan kelpoisuus ja riskit tuleekin aina tarkastella kokonaisuutena ja hankekohtaisesti. Riskienhallintatoimenpiteiden tulee olla myös oikeasuhtaisia eikä lisävaateita tule vaatia varmuuden vuoksi. Tilaajalle voi olla taloudellisesti järkevää kantaa osa riskeistä itse eikä kaikkia riskejä kannata ulkoistaa markkinoille. Oman organisaation riskinkantokyvyn mahdollisuus ja halukkuus ohjaavat myös merkittävästi minimivaatimusten asetantaa. On myös ehdottoman tärkeää, että kaikkea ei sallita vaan vaaditaan niitä asioita, joilla on merkitystä tilaajalle.