Markkinakartoitus
Tuntematta markkinatilannetta ja markkinoita on käytännössä mahdotonta laatia onnistunutta hankintailmoitusta. Pahimmillaan hankintayksikkö voi päätyä hankkimaan palvelua, jota kukaan ei pysty tarjoamaan tai tarjouspyyntö rajoittaa merkittävästi tarjoajien määrää. Kartoituksen ensisijainen tavoite onkin hankkia tietoa mahdollisista ratkaisuista, edesauttaa hankinnan sisällön määrittelyssä ja tehostaa investoitavan rahan käyttöä, sekä jakaa tietoa tulevista hankinnoista.
Markkinakartoitukset ovat kustannustehokas tapa hankintojen kehittämiseksi. Niiden merkitys on erityisen suuri kehittyvillä markkinoilla, joissa sekä potentiaalisten tarjoajien määrä että tarjottavat ratkaisut kehittyvät nopeasti.
Markkinakartoituksen tuloksen tulisi vaikuttaa valittavaan tuotteeseen, toteutustapaan, hankintamalliin ja lopulta sopimusmalliin. Hyvin tehty markkinakartoitus toimii lähtötietona hankinnan suunnittelulle yhdessä tarveselvityksen tuloksen ja strategisten tavoitteiden kanssa.
Markkinakartoitusta voidaan pitää prosessina, jonka tarkoituksena voivat olla sekä tiedon jakaminen, että hankintaan vaikuttavien seikkojen selvittäminen. Markkinakartoitus voi muodostua mm. seuraavista vaiheista tai niiden yhdistelmistä:
- julkiset ennakkoilmoitukset hankinnoista tiedottamiseksi ja/tai markkinoiden selvittämiseksi
- julkiset markkinainfot
- kahdenkeskiset tapaamiset
- kohde- tai projektikäynnit
- sähköiset kyselyt yms.
Markkinavuoropuheluita voi järjestää myös vuorovaikutteisina tilaisuuksina ja esim. erilaisina työpajoina, joissa hankintayksiköt voivat hyödyntää potentiaalisten tarjoajien osaamista. Näihin tilaisuuksiin voi kutsua mahdollisten tarjoajien lisäksi myös hankinnan kohteeseen liittyviä sidosryhmiä.
Markkinakartoitus palvelee aina myös markkinoiden tiedottamisessa. Riittävän varhainen tiedottaminen mahdollistaa esimerkiksi:
- tarjoajien varautumisen tuleviin hankintoihin
- tarjouskilpailuun valmistautumisen
- mahdollisten kumppaneiden tai alihankkijoiden valinnan
- tarjouskilpailun ja hankkeen resursoinnin
- haluttaessa myös tarjouskilpailun nopeuttamisen (ennakkoilmoitus tarjousajan lyhentämiseksi)
Markkinakartoitus antaa mahdollisuuden selvittää hankintoihin vaikuttavia tekijöitä, kuten esimerkiksi:
- markkina- ja kilpailutilannetta, kysyntää ja tarjontaa sekä taloudellista suhdannetta
- tarjoajien määrää ja laatua
- tarjottavia ratkaisuja ja niiden vaihtoehtoja
- hankintaan soveltuvia toteutusmalleja
- soveltuvia hankintamenettelyjä
- tarjoajien soveltuvuusvaatimuksia ja tarjousten vertailuperusteita
- sopimuksia ja sopimusehtoja
- tarvittavia lähtötietoja tai suunnitelmia tms.
Markkinakartoituksen sisältö voi perustua hankinnan kohteen valmistelun tai suunnittelun tilanteeseen. Aikaisen vaiheen markkinakartoituksissa kannattaa keskittyä tiedottamiseen ja markkinatilanteen selvittämiseen, kun taas loppuvaiheen markkinakartoituksissa voi olla perusteltua keskittyä hankkeen toteutusmuotoihin ja hankintaprosessin yksityiskohtiin.
Jos hankinnan sisältöä muokataan markkinakartoituksen pohjalta, tulee huolehtia, että tieto muutoksista tulee kaikille tarjoajille riittävän aikaisin. Näin he voivat halutessaan reagoida muuttuneeseen ratkaisuun ennen tarjouksen jättämistä. Markkinakartoituksen yhtenä oleellisena tarkoituksena on parempien ratkaisujen löytäminen, joten prosessi kannattaa suunnitella niin, että saatu lisäymmärrys voidaan hyödyntää osana hanketta kilpailua vääristämättä.
Markkinoiden kartoittaminen on vielä oleellisempaa innovaatiomenettelyssä tai yhteistoiminnallisissa sopimusmalleissa. Näissä malleissa voidaan edetä vaiheittain valittujen tarjoajien kanssa yhdessä kehittäen ratkaisua hankkeeseen. Tämän vuoksi on korostuneen tärkeää arvioida etukäteen markkinoita ja markkinatilannetta ja sitä, onko tarvittavaa ratkaisua vielä olemassa markkinoilla. Innovaatiotoiminnassa on tyypillistä, että etukäteen ei tiedetä miten hanke toteutetaan. Tämän vuoksi eri tarjoajien vertailuun tulee kiinnittää erityistä huomioita, jotta potentiaaliset tarjoajat ja ratkaisut ylipäänsä tunnistetaan ja pystytään valitsemaan tavoitteiden kannalta potentiaalisin kumppani tai kumppanit hankkeeseen.
Julkisen hankkeen erityispiirteet
Julkisen toimijan laatiessaan markkinakartoituksia tulee sen huolehtia toimijoiden yhdenvertaisesta ja reilusta kohtelusta. Markkinakartoituksen tuloksena tulee välttää ratkaisuja, jotka poissulkevat tarjoajia, jos tälle ei ole erityistä perustetta. Kartoituksen nimenomainen tarkoitus on edistää toimivan tarjouskilpailun järjestämistä, eikä supistaa tarjontaa. Puurakentamisessa eri rakenneratkaisut voivat sulkea toisiaan pois, joten tämä seikka tulee erityisesti huomioida hankintamenettelyä ja ratkaisuja valittaessa.
Toinen huomioitava seikka on etukäteen arvioida joudutaanko hankinnan valmisteluun osallistuneita tahoja sulkemaan ulos varsinaisesta tarjouskilpailusta. Tältä osin on tärkeää, että kaikilla tarjouskilpailuun osallistuvilla tarjoajilla on saatavilla samat tiedot hankinnasta kuin tahoilla, jotka ovat osallistuneet hankinnan valmisteluun. Hankinnan valmisteluvaiheessa saatuja tietoja ja taustoja voidaan kuvata esimerkiksi tarjouspyynnössä tai hankekuvauksessa ja siten saattaa tarjoajat tiedollisesti yhdenvertaiseen asemaan ja pyrkiä poistamaan mahdolliset kilpailun vääristymät. Lähtökohtaisesti poissulkeminen pitää tehdä vain, jos yhdenvertaista tarjoajien kohtelua ei pystytä muuten toteuttamaan. Poissulkemista varmuuden vuoksi ei siis tule tehdä, ja toimittajien osaamista tulisikin käyttää mahdollisuuksien mukaan heti hankkeen alusta alkaen. Jos poissulkemista esitetään, tulee tarjoajalle antaa mahdollisuus todistaa, että heidän toimintansa ei ole vääristänyt kilpailua.