Tarveselvitys

Tarveselvityksen laadinta lähtee liikkeelle tarvemäärittelystä. Yhteistyössä käyttäjän ja tilaajan kanssa perustellaan tarveselvitykseen tilahankinnan tarpeellisuus tai olemassa olevien tilojen muutostarve. Lisäksi selvitykseen kuvataan alustavasti tarvittavat tilat, ja niiden toiminnalliset tavoitteet suhteessa tilojen käyttäjien tarpeisiin. Samalla määritellään taloteknisten järjestelmien tavoitteet ja niiden tilatarpeet, sekä asetetaan organisaation vastuullisuustavoitteiden mukaiset kestävän kehityksen elinkaaritavoitteet. Tehtyjen määrittelyjen pohjalta tutkitaan erilaisia vaihtoehtoja tarpeiden toteuttamiseksi ja suoritetaan niiden keskinäistä vertailua alustavat kustannusvaikutukset huomioiden. Suoritettujen vertailujen pohjalta valitaan perusratkaisu, joka täyttää tilaajanorganisaation vaatimukset. Tarveselvityksen lopputuloksena syntyy tilaajaorganisaation hyväksymä tarveselvitysdokumentti, jonka pohjalta se voi tehdä päätöksen hankkeeseen ryhtymisestä. (RT 103254, 2020, s. 4.)  

Kustannusarvion laatiminen tarveselvitysvaiheessa voi olla haastavaa, mutta tämä ei ole peruste olla laatimatta sitä. Kustannusten mahdollinen epävarmuus on tuotava esiin, ja se on yksi lisätieto päätöksentekoon. Puurakennushankkeessa kustannuslaskennan merkitys korostuu, koska tästä ei usein ole saatavilla kattavia tilapohjaisia kustannusarvioita. Tämä puute tuleekin pyrkiä korvaamaan aikaisempien hankkeiden kokemuksilla, toisten hankintaorganisaatioiden kokemuksilla, markkinavuoropuheluin tai muin käytössä olevin keinoin.  

Tilaajaorganisaatio valitsee asettamiensa kriteerien pohjalta tarveselvityksen tekijän, eli konsulttiyrityksen, tai laatii selvityksen itse. Hankkeen laajuudesta riippuen tarveselvitys voidaan tehdä oman organisaation voimin tai hankeryhmään voidaan valita myös pääsuunnittelija organisaation ulkopuolelta ja pääsuunnittelijan lisäksi muiden suunnittelulajien edustajia. Ainakin aluksi, kun tilaaja ensi kertoja tilaa puurakentamista, kannattaa harkita materiaalitoimittajan ottamista osaksi tiimiä, jolloin hankkeen raja-arvot materiaalin, tuotannon ym. puitteissa on helpompaa hahmottaa.  

Puurakentamisen huomioimisella tarveselvityksessä on suuri merkitys, etenkin kustannusarvion laadinnassa. Jos puurakentamista tai muita hiilineutraaliustavoitteita ei ole otettu huomioon alusta lähtien, on niiden lisääminen myöhemmin hankkeelle haastavaa. 

Osana tarveselvitystä suositellaan laadittavaksi kestävän kehityksen suunnitelma, jossa määritellään keskeiset kestävän kehityksen tavoitteet ja se, miten näiden toteutumisesta varmistutaan hankkeessa.  

Kestävän kehityksen tavoitteiden asettaminen 

Organisaation strategiset linjaukset, yhteiskuntavastuulinjaukset tai ympäristötiekartta voivat olla lähtökohta hankkeen kestävän kehityksen tavoitteille. Tarveselvitysvaiheessa asetetut kestävän kehityksen tavoitteet ovat usein epätarkkoja, eikä niille haluta tai edes voida asettaa numeerisia arvoja. Numeeristen arvojen sijaan hankkeelle voidaan kuitenkin asettaa vähintään periaatteelliset tavoitteet, jotka reunaehtoina ohjaavat koko hanketta. Tavoiteasetanta voi esimerkiksi pitää sisällään hiilijalanjälkeen, materiaalien käyttöön, energia-, tila- tai materiaalitehokkuuteen sekä tilojen muuntojoustavuuteen ja monikäyttöisyyteen liittyviä suunnitteluvaatimuksia.