Tarjousmateriaali ja muut asiakirjat

Tilaajan kannattaa harkita tarkkaan, mitä materiaalia tarjoajilta on pakollista vaatia. Hyviä dokumenttivaatimuksia tarjoajan luotettavuuden varmistamiseksi ovat esimerkiksi ’Luotettava Kumppani’ -rekisteriotteet.  

Tarjoajat kokevat liiteasiakirjojen kokoamisen työläänä, ja työläys nostaa tarjousten laatimisen hintaa. Tarjousmateriaalien sekä asiakirjavaatimusten yhtenäistäminen helpottaisi tarjoamisprosessia, sekä laskisi kustannuksia. Hankintayksikön on myös lähtökohtaisesti hyvä edellyttää todistuksia ja selvityksiä vain tarjouskilpailun voittajalta. Tällöin tarjoajien edellytetään toimittavan todistukset ja selvitykset pyydettäessä, ei tarjouksensa liitteenä. Tällöin vähennetään tarjoajien hallinnollista taakkaa. 

Tarjousten voimassaoloaikaa ei kannata väkisin venyttää turhan pitkäksi (2 kk todettu sopivan pituiseksi ajaksi), jottei tarjoaja joudu lisäämään hintaan riskikerrointa turhan paljon.